1. Intelligenza artificiale e AI Act
Il Regolamento (UE) 2024/1689 («AI Act») stabilisce obblighi diversi a seconda del rischio dei sistemi di intelligenza artificiale. Ecco come si colloca SmartFinder Pro.
Edizione Pro: nessun sistema di IA
L'edizione Pro non usa modelli di intelligenza artificiale. Le «richieste a parole» sono interpretate da regole fisse scritte dagli sviluppatori, che lavorano sul computer senza collegarsi a internet e non imparano dall'uso. Il riconoscimento del testo (OCR) è quello fornito da Windows.
Edizione Pro Max: ricerca assistita dall'IA
L'edizione Pro Max aggiunge una funzione facoltativa che usa un modello di IA per finalità generali (Claude, di Anthropic) per tradurre una frase scritta dall'utente in una ricerca: parole da cercare, alternative, periodo, tipo di file, cartelle, tag.
| Aspetto | Come funziona |
|---|---|
| Livello di rischio | La funzione non rientra tra le pratiche vietate (art. 5) né tra i sistemi ad alto rischio (art. 6 e Allegato III): non valuta persone, non prende decisioni, non profila. Aiuta soltanto a trovare documenti che l'utente ha già. |
| Trasparenza (art. 50) | L'utente sa sempre quando sta usando l'IA: la funzione si accende con un interruttore chiamato «IA» e ogni risposta è marcata «Capito come IA · …», con l'interpretazione scritta in chiaro. |
| Controllo umano | L'IA propone una ricerca; i documenti li apre e li valuta l'utente. Con un clic si torna alla ricerca alla lettera. Se l'IA non risponde, il programma usa le regole locali. |
| Dati inviati al modello | La frase dell'utente, i nomi dei tag, i nomi delle cartelle principali e la data. Mai il contenuto o il nome dei documenti. |
| Addestramento | I dati inviati non sono usati per addestrare il modello, secondo le condizioni commerciali del fornitore. |
| Limiti noti | Il modello può fraintendere una richiesta o proporre parole non pertinenti. I risultati vanno sempre controllati; la funzione non va usata come unica prova che un documento esista o non esista. |
Cosa deve fare chi usa Pro Max in azienda o in studio
Chi utilizza un sistema di IA nella propria attività è un «deployer» ai sensi dell'AI Act. Per una funzione a rischio minimo come questa, gli adempimenti sono pochi:
- Alfabetizzazione (art. 4): assicurarsi che le persone che usano la funzione sappiano cos'è, cosa invia e quali sono i suoi limiti. Questa pagina e la guida del programma servono a questo.
- Registro interno: se l'organizzazione tiene un elenco dei sistemi di IA in uso, inserirvi «SmartFinder Pro Max — ricerca assistita», finalità: ricerca di documenti interni, rischio: minimo.
- Riservatezza: non scrivere nelle richieste dati personali non necessari; valutare se accendere la funzione sugli archivi i cui nomi di cartelle o tag rivelano informazioni riservate.
In Italia si applica inoltre la legge 23 settembre 2025, n. 132, che per le professioni intellettuali prevede di informare il cliente dell'uso di sistemi di IA: l'obbligo riguarda il professionista e dipende da come impiega lo strumento nella prestazione.
2. NIS2
La direttiva (UE) 2022/2555 («NIS2»), recepita in Italia con il D.Lgs. 138/2024, impone obblighi di sicurezza informatica ai soggetti «essenziali» e «importanti» di determinati settori, in genere di medie e grandi dimensioni.
Senes Informatica
Riccardo Senes – Consulenza Informatica è un'impresa individuale e, per dimensioni e attività, non rientra tra i soggetti a cui la NIS2 si applica direttamente. Adotta comunque le misure descritte al punto 3 e risponde ai questionari sulla sicurezza della catena di fornitura dei propri clienti.
Se il soggetto NIS2 sei tu
I soggetti NIS2 devono valutare anche la sicurezza dei propri fornitori (art. 24 del D.Lgs. 138/2024). Queste sono le informazioni utili per valutare SmartFinder Pro:
| Domanda | Risposta |
|---|---|
| Dove stanno i dati? | Sui computer e sulla rete del cliente. Nessun servizio cloud riceve documenti o indice. |
| Il fornitore ha accesso ai sistemi del cliente? | No. Il software non prevede accessi remoti, telemetria o canali di controllo. |
| Quali connessioni in uscita servono? | Solo HTTPS verso il servizio di licenze (api.keygen.sh). In Pro Max, con IA accesa, anche verso il servizio di intelligenza artificiale. Il programma non apre porte in ingresso. |
| Che privilegi richiede? | Funziona con i diritti dell'utente di Windows e vede solo i file che quell'utente può già leggere. I diritti di amministratore servono soltanto per l'installazione. |
| Come arrivano gli aggiornamenti? | Come nuova versione da installare, comunicata al cliente. Gli aggiornamenti di sicurezza sono inclusi nella licenza. |
| Cosa succede se il fornitore non è raggiungibile? | La ricerca continua a funzionare fino a 45 giorni senza contatto con il servizio di licenze. I documenti non dipendono in alcun modo dal software. |
| Come si segnala un incidente? | Vedi il punto 4. Senes Informatica informa i clienti senza ritardo delle vulnerabilità rilevanti di cui viene a conoscenza. |
3. Misure di sicurezza del software
- Elaborazione locale: indice in un database sul computer dell'utente, protetto dalle autorizzazioni del suo profilo di Windows.
- Lettura isolata dei file: ogni documento viene letto in un processo separato, con un tempo massimo e un limite di dimensione, così un file malformato o ostile non compromette il programma.
- Nessuna esecuzione di contenuti: il software estrae testo; non esegue macro, script o programmi contenuti nei documenti e negli archivi.
- Sola lettura: l'indicizzazione non modifica i file. L'eliminazione avviene solo su comando dell'utente, sempre nel Cestino e dopo conferma.
- Licenza verificata con firma crittografica: le risposte del servizio di licenze sono firmate e controllate dal programma; le comunicazioni viaggiano su HTTPS.
- Componenti aggiornati: le librerie di terzi vengono tenute aggiornate a ogni versione.
Cosa resta a carico del cliente: proteggere i computer con password e cifratura del disco, tenere aggiornato Windows, gestire i permessi delle cartelle di rete e fare il backup dei documenti. SmartFinder Pro non è un sistema di backup né di conservazione a norma.
4. Segnalare un problema di sicurezza
Se pensi di aver trovato una vulnerabilità in SmartFinder Pro, scrivi a info@senesinformatica.it con oggetto «Segnalazione di sicurezza». Indica la versione del programma e i passaggi per riprodurre il problema. Confermiamo la ricezione entro tre giorni lavorativi e ti teniamo aggiornato sulla correzione.
Questa pagina descrive il prodotto per aiutare clienti e consulenti nelle proprie valutazioni. Non costituisce una consulenza legale: gli obblighi di ciascuna organizzazione dipendono dalla sua attività e vanno verificati caso per caso.