In breve. SmartFinder Pro lavora sul tuo computer: i tuoi documenti, il loro testo, l'indice e i tag non vengono inviati a Senes Informatica né a nessun altro. Trattiamo solo i dati che ci dai per l'acquisto e i dati tecnici necessari a verificare la licenza. Questo sito non usa cookie di profilazione né strumenti di tracciamento.
1. Titolare del trattamento
Riccardo Senes – Consulenza Informatica («Senes Informatica»)
Sede: Sassari (SS) · P.IVA 03057610903
Email: info@senesinformatica.it · Telefono: 393 9079555
Il Titolare non ha nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendo i casi previsti dall'art. 37 del Regolamento. Per ogni richiesta sulla privacy basta scrivere all'indirizzo qui sopra.
2. Dati trattati tramite il sito
| Dati | Finalità | Base giuridica |
|---|---|---|
| Dati di navigazione (indirizzo IP, data e ora, pagina richiesta, tipo di browser), registrati dal server che ospita il sito | Funzionamento e sicurezza del sito | Legittimo interesse (art. 6.1.f) |
| Dati inseriti nel modulo di richiesta: nome, azienda, partita IVA o codice fiscale, email, telefono, prodotto, quantità, modalità di pagamento, note | Rispondere alla richiesta, preparare la conferma d'ordine, concludere ed eseguire il contratto | Misure precontrattuali e contratto (art. 6.1.b) |
I dati del modulo arrivano per email alla casella del Titolare. Il conferimento dei dati contrassegnati con l'asterisco è necessario per rispondere; gli altri sono facoltativi. Il sito non crea account, non registra dati di pagamento e non usa i dati per invii promozionali.
3. Dati trattati per l'acquisto e la licenza
| Dati | Finalità | Base giuridica |
|---|---|---|
| Dati anagrafici e fiscali del cliente, email, prodotto acquistato, importi | Fatturazione, contabilità, adempimenti fiscali | Contratto (art. 6.1.b) e obbligo di legge (art. 6.1.c) |
| Esito del pagamento (non i dati della carta, che sono trattati solo dal gestore del pagamento) | Verifica dell'incasso | Contratto (art. 6.1.b) |
| Chiave di licenza, nome o riferimento del cliente associato alla chiave, data di scadenza | Emissione, rinnovo e assistenza sulla licenza | Contratto (art. 6.1.b) |
| Dati tecnici di attivazione: codice identificativo del computer (un'impronta calcolata, da cui non si risale al computer), indirizzo IP, data e ora delle verifiche | Controllare che la licenza sia valida e usata sul numero di computer previsto; prevenire abusi | Contratto (art. 6.1.b) e legittimo interesse alla tutela del software (art. 6.1.f) |
| Contenuto delle richieste di assistenza | Fornire assistenza | Contratto (art. 6.1.b) |
4. Dati trattati dal software
SmartFinder Pro legge i file delle cartelle che scegli e costruisce un indice (nomi, percorsi, testo estratto, tag, ricerche salvate) che resta sul tuo computer, nella cartella dati del tuo utente di Windows. Lo stesso vale per la posta di Outlook, se la attivi.
- Senes Informatica non riceve e non può consultare né i documenti né l'indice. Per questi dati non è titolare né responsabile del trattamento.
- Il software non contiene strumenti di telemetria, statistica d'uso o pubblicità.
- Le uniche comunicazioni verso l'esterno sono la verifica della licenza (punto 3) e, solo in Pro Max e solo se la accendi, la ricerca con intelligenza artificiale (punto 5).
- Tag condivisi: nelle cartelle di rete indicizzate il software scrive un piccolo registro dei tag (cartella nascosta
.smartfinder) dentro la cartella stessa, perché i colleghi vedano gli stessi tag. Il registro contiene i percorsi dei file, i nomi dei tag e il nome del computer e dell'utente di Windows che ha fatto la modifica; resta sulla tua rete. - L'indice non è cifrato dal software: è protetto dalle autorizzazioni del tuo utente di Windows. Se il computer contiene dati riservati, consigliamo la cifratura del disco (BitLocker).
5. Ricerca con intelligenza artificiale (Pro Max)
La funzione è spenta finché non la accendi. Quando è accesa, per interpretare la tua richiesta vengono inviati al fornitore del modello di IA:
- la frase che scrivi nella casella di ricerca;
- i nomi dei tuoi tag;
- i nomi delle cartelle principali indicizzate (fino a due livelli);
- la data del giorno.
Non vengono inviati i documenti, il loro testo, i loro nomi né i risultati della ricerca. La base giuridica è l'esecuzione del contratto (art. 6.1.b). Poiché i nomi di tag e cartelle possono contenere nomi di persone o di clienti, valuta se accendere la funzione sugli archivi che contengono dati riservati; puoi spegnerla in ogni momento con l'interruttore «IA».
Il fornitore tratta questi dati come responsabile del trattamento, per il solo tempo necessario a rispondere e secondo le proprie condizioni per i clienti commerciali, che escludono l'uso dei dati per addestrare i modelli.
6. A chi comunichiamo i dati
I dati non vengono venduti né ceduti. Sono trattati, per conto del Titolare e nei limiti necessari, da questi fornitori:
| Fornitore | Servizio | Dati | Sede |
|---|---|---|---|
| Aruba S.p.A. | Hosting del sito e posta elettronica | Dati di navigazione, richieste dal modulo, corrispondenza | Italia |
| SumUp | Pagamenti con carta tramite link | Dati del pagamento e della carta (titolare autonomo) | Unione europea |
| Keygen LLC | Gestione e verifica delle licenze | Chiave di licenza, riferimento del cliente, impronta del computer, indirizzo IP | Stati Uniti |
| Anthropic | Modello di intelligenza artificiale (solo Pro Max, solo con IA accesa) | I dati indicati al punto 5 | Stati Uniti |
| Banca e commercialista del Titolare | Incassi, contabilità e adempimenti fiscali | Dati di fatturazione | Italia |
I dati possono inoltre essere comunicati alle autorità quando la legge lo impone, e all'Agenzia delle Entrate tramite il Sistema di Interscambio per la fatturazione elettronica.
7. Trasferimenti fuori dall'Unione europea
I fornitori con sede negli Stati Uniti indicati al punto 6 ricevono i dati sulla base delle garanzie previste dal Capo V del Regolamento: decisione di adeguatezza per le organizzazioni aderenti al Data Privacy Framework UE–USA oppure clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea. Puoi chiedere al Titolare informazioni sulle garanzie applicate a ciascun fornitore.
8. Per quanto tempo conserviamo i dati
| Dati | Conservazione |
|---|---|
| Richieste dal modulo non seguite da un acquisto | 12 mesi dall'ultima comunicazione |
| Fatture e documenti contabili | 10 anni, come previsto dalla legge |
| Dati della licenza e delle attivazioni | Per la durata della licenza e per i 24 mesi successivi alla scadenza |
| Richieste di assistenza | 24 mesi dalla chiusura della richiesta |
| Registri tecnici del server del sito | Secondo i tempi del fornitore di hosting, nei limiti di legge |
9. I tuoi diritti
Puoi chiedere in ogni momento al Titolare l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità, e puoi opporti ai trattamenti fondati sul legittimo interesse (articoli 15–22 del Regolamento). Scrivi a info@senesinformatica.it: rispondiamo entro un mese.
Se ritieni che il trattamento violi il Regolamento puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).
Non vengono prese decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione.
10. Il tuo ruolo se usi il software su dati di terzi
Se usi SmartFinder Pro su documenti che contengono dati personali di clienti, dipendenti o altre persone, il titolare (o il responsabile) di quel trattamento sei tu: il software è uno strumento installato sui tuoi computer e Senes Informatica non accede a quei dati. Per questo non è necessario un accordo di nomina a responsabile del trattamento (art. 28) con Senes Informatica per l'uso dell'edizione Pro.
Per aiutarti a rispettare il Regolamento:
- scegli tu quali cartelle indicizzare, e puoi toglierle in ogni momento: i loro dati escono dall'indice;
- quando un file viene eliminato, il suo testo viene tolto dall'indice;
- il software è utile per rispondere alle richieste degli interessati (accesso, cancellazione), perché ritrova in fretta i documenti che riguardano una persona;
- inserisci SmartFinder Pro nel tuo registro dei trattamenti come strumento di ricerca interna, e proteggi i computer con password e cifratura del disco.
Per l'edizione Pro Max, a richiesta dei clienti professionali forniamo un accordo sul trattamento dei dati relativo alla funzione di intelligenza artificiale.
11. Cookie
Questo sito non installa cookie di profilazione, di marketing o di analisi, non incorpora contenuti di terzi e non carica font o script da altri siti. Non è quindi richiesto alcun consenso tramite banner.
12. Modifiche
Questa informativa può essere aggiornata. La data dell'ultimo aggiornamento è indicata in alto; le modifiche rilevanti vengono segnalate sul sito.